Een balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een onderneming.
Om enige structuur te brengen in de opbouw van de balans is het mogelijk om verschillende soorten balansrekeningen aan te maken.
Rekeningsoort
De soort rekening bepaald de plaats op de balans.
Een aantal rekeningsoorten wordt automatisch aangemaakt en kunnen niet worden gewijzigd. Dit zijn: Reserves, Omzetbelasting, Debiteuren en Crediteuren. Deze rekeningsoorten en bijbehorende rekeningen worden door het systeem beheerd. Bij het aanmaken van een nieuwe administratie worden enkele rekeningsoorten standaard aangemaakt. Bijvoorbeeld 'Gebouwen' en 'Machines'.
Balansrekening
Onder de rekeningsoorten kunnen de balansrekeningen worden aangemaakt. De eigenschappen van deze balansrekeningen worden al vastgelegd in het rekeningsoort, de balansrekening heeft alleen nog een naam en eventueel een nummer en omschrijving nodig.
Overzicht
Overzicht: klik op Balans (boven aan het scherm) Balansrekeningen (aan de rechterkant van het scherm) klik hier op om de lijst met aanwezige balansrekeningen in te zien.
Bij het aanmaken van de administratie worden er geen rekeningen aangemaakt die je kunt wijzigen. De applicatie heeft een aantal interne rekeningen die wel op de balans worden getoond, maar waar niet rechtstreeks op geboekt kan worden.
Toevoegen
Overzicht (boven aan het scherm) Balans kies Rekeningsoorten / Balansrekeningen (aan de rechterkant van het scherm) en voeg toe met de knop links onder.
Balansrekeningsoort
Kies uit de gedefinieerde rekeningsoorten welke rekeningsoort deze balansrekening krijgt toegewezen. De balansrekening krijgt de eigenschappen zoals deze zijn ingesteld op de rekeningsoort.
Naam balans rekening
Geef aan met welke naam de balansrekening op de balans komt te staan.
Nummer
Indien van toepassing kun je hier een rekeningnummer voor de balansrekening invoeren. Dit is niet noodzakelijk en is uitsluitend voor intern gebruik. Op de balans wordt deze informatie niet getoond.
Actief
Geef aan of de balansrekening actief te gebruiken is. Als het gebruik van de balansrekening ontmoedigd moet worden zet dan de vink uit. Er kan niet meer op geboekt worden. Als er een saldo op de rekening staat dan wordt deze wel opgenomen in de balans.
Omschrijving
Optioneel in te vullen. Een additionele omschrijving van deze balansrekening. Dit is niet noodzakelijk en is uitsluitend voor intern gebruik. Op de balans wordt deze informatie niet getoond.
Voorbeeld
Wanneer van een onderneming het machinepark op de balans gezet moet worden dan kunnen we balansrekeningen worden aangemaakt met als naam 'Inpakmachines', 'Schoonmaakmachines' van de rekeningsoort 'Machines'.