Middels Dropbox kunnen bestanden worden gekoppeld aan transacties in Bokbiz. Dit kunnen bestanden van alle formaten zijn, bijvoorbeeld een scan van een overkomst, kassabon of factuur.
Door Bokbiz te koppelen aan jouw Dropbox wordt er in Dropbox in de 'apps' folder de folder 'Bokbiz Boekhouden' aangemaakt. Bokbiz heeft alleen toegang tot deze folder. Binnen de Bokbiz-folder wordt een reeks subfolders gemaakt bestaande uit de transactiesoorten die Bokbiz kent.
Waarom de folder 'Bokbiz Boekhouden'
Toegang tot jouw Dropbox wordt in Bokbiz vastgelegd bij de onderneming. Dit houdt in dat iedereen met toegang tot de onderneming toegang heeft tot de bestanden in de 'Bokbiz Boekhouden' folder. Deze toegang regel je dus niet in Dropbox, maar in Bokbiz. De toegang tot Dropbox-bestanden blijft door gebruik van de app-folder beperkt tot voor transacties in Bokbiz relevante bestanden. Je hoeft gebruikers in Bokbiz dus niet apart toegang tot bestanden in Dropbox te geven, ook hoef je de folder in Dropbox niet te delen.
Je kunt de koppeling tussen Dropbox en Bokbiz weer ongedaan maken vanuit jouw eigen Dropbox omgeving (www.dropbox.com). Je krijgt bij het ontkoppelen/deactiveren van de Bokbiz-app de vraag of je bestanden wilt behouden.