Voor het invoeren van een nieuwe bedrijfsuitgave ga je naar Transactie Boek bedrijfsuitgave
Het bedrijfsuitgave-scherm is onder verdeeld in drie delen:
- Algemeen: voer hier gegevens in over de bedrijfsuitgave en de betaling ervan: datum, relatie. rekening waarmee is betaald, etc
- BTW en fiscaal: indien nodig kunnen BTW details (tarief, en bijzondere omstandigheden) en afschrijvingen op het gekochte goed in deze sectie worden ingesteld
- Voorraden bijwerken: indien gebruik gemaakt wordt van de optionele "voorraad module" kan voor een bedrijfsuitgave de voorraad worden bijgewerkt (aankopen)
Voor de meeste bedrijfsuitgaven zal het invullen van sectie 'Algemeen' voldoende zijn.
Sectie Algemeen
Bij een bedrijfsuitgave is sprake van een transactiedatum en betaaldatum. De eerste is de datum waarop de transactie werd overeengekomen, de tweede is de datum waarop de betaling werd gedaan (ofwel dat het geld van de bankrekening werd afgeschreven).
Relatie
Geef aan met welke relatie de transactie werd aangegaan. De leverancier, als deze nog niet is aangemaakt, kan versneld worden opgenomen door de link 'Nieuw' te klikken. De relatie wordt dan met minimale gegevens aangemaakt zonder de invoer van de bedrijfsuitgave te onderbreken.
Rekening
Selecteer de geldrekening waarmee de bedrijfsuitgave wordt betaald. Onder de geldrekening kun je aangeven of de betaling werd uitgevoerd en wanneer.
Bedrag
Het ingevoerde bedrag is het totale bedrag dat werd afgerekend (of afgerekend gaat worden) op de geldrekening. Dit is dus inclusief BTW als er BTW betaald werd. Op basis van het ingevoerde betaalde bedrag wordt het BTW bedrag berekend. Indien dit bedrag afwijkt van het daadwerkelijk betaalde BTW bedrag, dan kun je in de volgende sectie het BTW tarief aanpassen of het BTW bedrag handmatig invoeren.
Kostensoort
De kostensoort geeft aan in welke rubriek de gemaakte kosten moeten worden geplaatst in het overzicht 'Winst & Verlies'. Afhankelijk van de geselecteerde kostensoort kan er worden afgeschreven op een aanschaf. Afschrijven is van toepassing als er een investering is gedaan. Een investering is een grote uitgave waar de onderneming een aantal jaren gebruik van kan maken. Bijvoorbeeld de aanschaf van een computer of machine.
Kostenplaats
Ten behoeve van het splitsen van kosten en opbrengsten (voor intern gebruik) kunnen inkomsten (facturen) en uitgaven worden gesplitst naar kostenplaats. Zie voor meer details het onderdeel Kostenplaatsen.
Sectie BTW en fiscaal
Voor eenvoudige, kleine mutaties zal er in deze sectie waarschijnlijk geen veld ingevoerd te hoeven worden en volstaan de standaard waarden.
BTW tarief
Selecteer het van toepassing zijnde BTW tarief. Dit is afhankelijk van de te verkrijgen goederen of diensten.
BTW Handmatig invoeren
Als het BTW bedrag niet automatisch goed berekend kan worden dan kan er voor gekozen worden het BTW bedrag zelf in te vullen.
BTW verlegd
Alleen van toepassing als jij de BTW afdraagt voor de leverancier.
Privé-gebruik
Wanneer van het gekochte goed ook privé gebruik wordt gemaakt dan kun je hier aangeven voor welk percentage dit is. De BTW voor het privé gebruik is niet aftrekbaar. Het privé-gebruik wordt in de laatste BTW aangifte van het jaar verwerkt. Het privé deel van de BTW wordt dan als te betalen BTW opgegeven.
Fiscale periode
De fiscale periode bepaald in welke periode de bedrijfsuitgave dient te worden gerapporteerd.
Investering
Hier geef je aan of het een investering betreft. Bij de kostensoort kan worden aangegeven of deze op de balans kan worden gezet. Als dit zo is dan is het een investering. Zie voor meer informatie artikel kostensoorten.
Van inkopen is sprake als je goederen koopt die je wilt gaan verkopen, eventueel nadat je ze hebt bewerkt. Investeringen zijn alle aanschaffingen van goederen die gedurende een langere periode (een aantal jaren) in jouw onderneming kunnen worden gebruikt: de zogenoemde bedrijfsmiddelen. Bijvoorbeeld een computer die je gekocht hebt voor het bijhouden van de administratie van de onderneming.
Balansrekening
Alleen bij investeringen. Selecteer de balansrekening waarop de investering op de balans moet worden gerapporteerd.
Afschrijvingsperiode en restwaarde
Alleen bij investeringen. Selecteer de periode waarover deze investering moet worden afgeschreven. De berekende (jaarlijkse) afschrijving is afhankelijk van de ingevoerde restwaarde. De restwaarde is de waarde van het gekochte goed aan het einde van de afschrijvingsperiode.
De afschrijvingsperiode gaat in vanaf de transactiedatum en wordt berekend per jaar. Het jaarlijks af te schrijven bedrag wordt in het eerste en laatste jaar pro rato toegepast.
Sectie Voorraden bijwerken
Alleen van toepassing als je gebruik maakt van de voorraad module. Bij de kostensoort kan worden aangegeven of deze 'inkoop goederen' betreffen. Als dit zo is dan kun je in deze sectie de voorraad bijwerken. Zie voor meer informatie het artikel 'Kostensoorten'.
Je kunt per bedrijfsuitgave meerdere producten tegelijk als voorraad inboeken. Voor elke regel voorraad die je invoert wordt automatisch berekend wat de prijs van het artikel is aan de hand van het ingevoerde bedrag (in sectie Algemeen) en het aantal.
Productnaam/balansrekening
Selecteer de balansrekening van welk product je de voorraad wilt bijwerken. Je dient hiervoor wel eerst een balansrekening te hebben opgezet. Deze balansrekening moet van een soort zijn welke stukadministratie ondersteund. Zie Rekeningsoort: Balansrekening voor meer informatie.
Aantal
Voer het aantal eenheden product wat je hebt gekocht. Er wordt automatisch een stukprijs berekend gebaseerd op dit aantal en het totaal van al ingevoerde regels.
Prijs
Voer de prijs per stuk in, of wijzig het berekende bedrag als er nog meer producten werden gekocht in deze zelfde bedrijfsuitgave.
Totaal
Dit veld wordt automatisch berekend wanneer het aantal en de stukprijs worden ingevoerd. Als niet bekend is wat de stukprijs is, maar wel het totaal voor alle producten, voer dan hier het totaalbedrag in. De stukprijs wordt dan automatisch berekend.
Klik op 'OK' om de regel te bewaren en om een volgende regel toe te voegen In de samenvatting onder de invoerregels staat berekend wat het totaalbedrag van de uitgave is en hoeveel daarvan nu aan items is ingevoerd. Daaronder staat het resterende bedrag van deze uitgave. Wanneer de hele uitgave wordt gezien als inkopen, dan zou het Rest bedrag op nul moeten staan. Is de ingave compleet, klik dan op 'Bewaar'.